同窓会は久しく合っていない方も多いですので、開催するのが難しいイベントの一つです。
ちょっとしたミスや準備不足でせっかくの貴重な機会を台無しにしてしまう事もありますので、幹事は気合を入れて臨みたいところ。
同窓会を成功するためのポイントについていくつかご紹介してきます。
開催連絡
まず同窓会で第一の難関となるのが開催連絡です。
卒業から年月が経過しているほど開催連絡が難しくなり、下手に行うと参加者が全く集まらないという自体になりかねません。
開催連絡の方法としては手紙などアナログ手段がおすすめです。
電話ですと不在ですれ違いとなる事もありますし、知らない番号でそもそも出てくれない事もあります。
また、メールやSNSですとアドレスやアカウントが変わっている場合も多く、また年代によっては利用自体していないという方もいます。
手紙であれば確実に宛先住所に届きますし、たとえ本人が既にそこで暮らしていていなくとも形として残るので、後日家族から連絡して貰える可能性もあります。
出来ればメール・SNS→電話→手紙と3段構えで挑めればより確実でしょう。
幹事の構成
クラスをまたいで行う大規模な同窓会の場合、幹事構成もポイントになってきます。
クラスをまたいだ大規模な同窓会の場合は、連絡や予算管理などが大変になってきます。
そのため構成としては、総幹事を1名＋クラス毎の幹事を1～2名とする事で円滑に進みやすくなります。
また開催連絡や当日の進行を円滑にするためにも、幹事は出来るだけ学生当時中心人物だった方に任せるのが望ましいです。
生徒会長・学級委員・部の部長・クラスの人気者・クラス全員と交流があった人などがおすすめです。
会場選びと当日の催し
同窓会の会場としては、出来るだけ広めでゆったりとした場所を確保するのが良いでしょう。
同窓会は皆が沢山の人と話したいので、窮屈な場所にするとせっかくの機会を台無しにしてしまいます。
大人数であれば飲食店の大広間・ホテルや公民館のイベントスペース・学校校舎などを使用するのが良いでしょう。
また皆が納得のいく様、出来るだけ故郷の地域の中から会場を探すのが望ましいです。
当日の催しについては、基本的に軽めにしましょう。
同窓会ではそれぞれで話を楽しんでいますので、長い挨拶や大掛かりなゲームなどで流れを遮る様な事をすると嫌気される場合があります。
当時の写真をプロジェクターで流す、校歌斉唱をするなど、学校に縁のある内容を計画する様にしましょう。
同窓会を盛り上げるには
飲食店などの店舗ではなく、ホテルや公民館のイベントスペースでの同窓会を計画している方もいるかと思います。
イベントスペースでは料理や会場作りを自分達で行う事となりますので、幹事の腕が問われます。
そういった場合におすすめなのがケータリングサービスです。
ケータリングサービスでは、レストラン並の上質な料理を配達＆セットアップしてくれます。
料亭系のメニューからイタリアンレストラン系のメニューまで様々なパターンがあるため、参加する年齢層や同窓会の雰囲気に合う料理を選ぶことができます。
料理作りや会場作りに自信がない、人手が足りないといった場合には特に役に立ってくれるでしょう。
同窓会は旧友と交流できる非常に大切なイベント。
上手く成功できればかつての人脈が再構成され、参加者から大いに喜ばれる事となります。
今後の付き合いを発展させるためにも、是非幹事の方は成功に導いてくださいね。
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