企業の記念式典をプロデュースする方法


0629 13 企業の記念式典をプロデュースする方法

企業の運営には様々な記念式典がつきものです。
自社社員が対象の社内式典、社外の取引先を対象とする対外的な式典(パーティー)など、様々なケースがあるでしょう。

いずれにしても社内の誰かが幹事となり、式典プロデュースすることになります。

イベントは規模や形式、参加メンバーによってどのようにコーディネートするべきかが変わってきますが、基本的な企画の手順はほぼ同じです。
社内向及び社外向け記念式典のプランニングについてご紹介します。

各種記念式典のプロデュース方法

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記念式典には、新製品発表会、社員総会、あるいは周年記念イベントなどがあります。

いずれも会社を活性化するチャンスですので、参加者の心を掴み、やる気を引き出すイベントになるようにポイントを整理してプロデュースするようにしましょう。
 

記念式典計画のポイント

経営者(会社)のイベント開催の目的と趣旨を明確にする
イベントの「コンセプト」を事前に決定しましょう。
イベント規模や会場、装飾、プログラムなどすべてを貫く柱となります
会社側の意向については断続的に確認し続けることを忘れないようにして下さい

参加対象の確認
参加者は社員だけなのか、社員の家族や関係者も含む「内輪」までなのか、
社外の人員も招くのか、参加対象範囲を確認します
参加者の人数もこの時点で予測しておきましょう

イベントの成功基準を明確に設定する
事業運営は必ず目標を定めて利益を追求するはずです。
イベントであっても成功基準を明確化し、達成感を通して企画者や参加者の
連帯感を増強するチャンスにしましょう

社史確認のための資料収集
イベントをきっかけとして参加者に自社への愛着や理解を深めてもらうため、
また、関係者が自社の魅力や問題点を再確認する機会として情報を発信するために資料収集をします

予算とプログラム設定
大まかなプログラムの青写真コンセプトに沿って設計し、予算次第で変更改変して行く方法が一般的です

ここまでが記念式典の形作りのポイントです。
計画が形になったら、実際の発注や、社内、社外向けの広報に移ります。

全ての段階で手分けして作業に当たれるように、チームを作ってイベントプロデュースに取り組みましょう。

手配中にも参加人数の増減などで予算変動する可能性がありますから、計画段階でゆとりを持たせて設計することをお勧めします。

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社外の取引相手なども招いて行う大きな記念式典の場合は、式典の最中に何時、何が行われるのか明示するプログラム作成も重要です。

そのほかに、会場での動線を判りやすく整理する事、ポイント毎に誘導人員を配置しておく事、フレキシブルに配慮出来る司会者の確保と、事前のリハーサル、映像や写真などのイベント記録も忘れないようにして下さい。
社外の参加者が多いイベントの場合は、遠方からの来客に備えて交通手段、宿泊、飲食の確保も大切なポイントとなります。

イベントプロデュースは式典の撤収後始末までが仕事です。
会場の撤収、片づけ。
そして、参加者や会社側へのフォローまで抜かりなく手配して、イベントの成功を印象付けましょう。

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