自社イベント。顧客の心をがっちり掴む


0804 03 自社イベント。顧客の心をがっちり掴む
 
皆さん。自社イベントと聞いて何を思い浮かべますか?
色んな記念式典がありますが、いずれもどのように準備していけば良いか、分からないことも多いかと思います。

本日は自社イベント開催への一連の流れをご紹介します。
 
 

設定すべき、二つの目的

ひとえに自社イベントと言っても多種多様です。
祝賀会に開店祝い、新商品発表会、記念式典など。
一体どれを開催するか、皆さん始めに決めるかと思います。

このようにイベントの主旨を考えることはイベントの外郭を決めていると言って良いでしょう。
開催するイベントの色を決める、重要な要素です。

そしてこの外郭的目的と同じくらい大事なのは、そのイベントの内なる目的です。

つまりは、そのイベントを経てどのような利益・メリットを生み出すのかを考えましょう。
商品の宣伝、情報交換や収集、新しい人脈の開拓、どれが目的なのか最初にハッキリさせる必要があります。
そうすることで、イベントの指針が決まります。

場所、日時の設定

目的を決めたら、次は開催会場と開催日時を決めましょう。
これらが決まらなければ、スケジュールなど様々なことが決まりません。

また、会場を決める際には会場の事前予約が必要です。
開催日に間に合うよう、早い段階で予約する必要があります。

もし自社内でイベントを開くだけのスペースがあるなら、それを使うのも手です。
予約などの必要がなくなり、準備も格段に楽になります。

会場を決める際には以下のことにお気をつけください。

①目的・規模に沿った施設か
②交通の便は良いか
③施設の価格は適切か
④必要な設備(Wi-Fi、プロジェクター、マイク)は揃っているか

これらのことを参考に、是非下見に行ってみましょう。

また開催日も、平日か休日で悩まれるかと思います。
平日なら夜間に短時間で、休日なら朝や昼から長時間、イベントを開くことが出来ます。

スケジュール、ステージなどの下準備の完了

スケジュールは二つ用意しましょう。
前日までのスケジュールと、当日のスケジュールの二つです。
どちらも時間的に余裕を持たせたスケジュールにしてください。

とくに当日のスケジュールは、時間が押すものです。
スケジュールはそのとおりにいかないものと割り切ることも大切ですが、それでも進展上の指針として重要な役割を持っています。

また、ステージなどの会場の準備は、最低でも開催日の一週間前に完成を目指しましょう。
早ければ早いほど、当日に必要なものが足りているか入念な確認ができます。
リハーサルを何度かするのも良いでしょう。

告知と懇談会の予約

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イベントの会場や開催日が決まりましたら、参加してほしいお客さまに告知をしなければなりません。
参加する人数が予め分かっていれば、運営が非常に行いやすくなります。
初めてのイベントならば小規模なものにして、参加人数の調節をはかりましょう。

大型イベントを考えているなら、SNSを有効に使い大々的に宣伝するのが効果的です。

告知する内容は主に下記のとおりです。

①イベント名
②開催日時、場所
③内容(開催形式)
④料金
⑤定員
⑥参加登録方法
⑦懇親会の情報

これを基礎に、必要に応じて情報を追加して下さい。

また、この際に懇談会の参加の有無を募れば、懇談会の会場の予約などもスムーズに行えます。
もしも初対面同士の方が多く集まるようでしたら、コミュニケーションの取りやすいケータリングによる立食パーティーにするのがおススメです。
ケータリングサービスならばかなりの時間の節約になります。

イベント当日とアフターケア

全ての準備を終えてイベント当日となりました。
多くの人が集まり、その中には初対面の方も多いかと思います。

そこはホストである主催者の腕の見せ所でもあります。
イベント開催の趣旨などを説明しながら、知らない方同士の仲立ちとなりましょう。

主催者の当日はかなり忙しいものになります。
ですがそれでも、一人でも多くのゲストに声をかけ、皆様がイベントを楽しめるような心配りを見せましょう。

イベントを終え、懇談会も無事に終わらせたら、今度はイベントに来てくださったお客さまへお礼状を出します。
そして参加者から集めたアンケートを集計して、次回イベントや今後の展望の参考にしましょう。

定期的にイベントを開いていけるように

いかがでしたでしょうか。
初めのうちは戸惑うことも多いかと思います。

ですがイベントは、回を重ねるごとに良くなっていくものです。
何度も繰り返し、改善点を一つずつ失くしていき、すばらしいイベントを開いてビジネスに活かしましょう。

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