「お祭り」の隠れた主役、関係者の「慰労会」を企画しよう

 
夏から秋にかけて、日本ではお祭りなどのイベントが多数開催されます。
各地で行われる花火大会、縁日などは日本の夏に欠かせない風物詩です。
イベントを目的に出かける方も多いでしょう。

イベントの終了後には関係者を対象とした「慰労会」が付き物です。
たいていのお祭りなどは、大会運営の役割を翌年も同じようなメンバーで引き継いでいきます。

参加者が満足を得るような祭事をプロデュースするのは大変なことですから、気の抜けない運営業務を遂行し、イベントの成功をおさめたならば、次回開催へのモチベーションを高めるためにも「慰労会」が不可欠なのです。

慰労会開催のためのポイントをご紹介しましょう。

関係者を労う「慰労会」開催のポイント

 
ポイント①　慰労会開催のタイミング

企業の納涼会などであれば仕事の後に席を設けるのが一般的ですが、お祭りなどの場合は様々な所属の関係者が集まります。
居住地域が同じというだけで、生活パターンも休日も異なるのです。

また、事後処理を含めて一連の業務であることを考えれば、お祭り実施の翌日から数日後あたりにタイミングを設定するといいでしょう。

事前にアンケートを取って、なるべく全員が顔をそろえられる日取りを調べておくことをおすすめします。
ただし、多数の関係者の意見を全てくみ上げる事は実質的に不可能ですので、お祭り運営のスケジュールを鑑みて理想の期日をある程度限定しておく必要があります。

ポイント②　慰労会の会場

会場は地域の公民館などを利用するのがおすすめです。
おしゃれなレストランなどを手配するのも良いですが、地元つながりの仲間が集まる場であるとすれば、公民館の会議室などで気取らない宴会を演出するのが理想でしょう。

とはいえ公的な会場では羽目を外して騒いだりも出来ませんので、1次会が終わった後に流れる先となる居酒屋やレストランを用意しておく、という2段構えの準備は欠かせません。

休前日に慰労会スケジュールを組んだのであれば、2次会、3次会に利用できるお店は最低限リサーチしておいて下さい。
それには、主要な参加者の好みを把握しておく必要があります。

ポイント③　慰労会の料理を手配する

こうしたイベント事の慰労会一時会は、次回のための軽い打ち合わせも兼ねています。
ですから、会場を借りて行う慰労会本会のテーブル上には、ある程度軽いメニューを揃えておくといいでしょう。
幅広い年齢層が集まる訳ですから、無難に考えれば和食メニューがおすすめです。

ただし、前菜のプレートであれば、洋食や中華のメニューでも簡単につまめる料理はあります。
参加者全員の好みを把握できていない場合は和、洋、中を取り混ぜて提供するといいかもしれません。

あるいは、スケジュール確認のアンケートの際にケータリングメニューを案内して、何を食べたいか意見を募る、という方法もあります。

慰労会、歓送迎会、忘年会などのパーティーは、料理によって満足度が左右されます。
参加者のなるべく全員が、お祭りに携わってよかった、楽しかったと思い返せるような慰労会を企画して、翌年へのモチベーションを養って下さい。